Als vereniging vinden we het belangrijk dat er een goede klachtenbehandeling is, dit in combinatie met een goede communicatie naar alle betrokkenen.
Wanneer u een klacht heeft, waaruit blijkt dat er niet aan uw verwachting is voldaan en die niet het karakter heeft van een snel te verhelpen misverstand of ontstaan is door een gebrek aan informatie en waarvan duidelijk is dat dit aandacht verdient van het bestuur, kunt u deze indienen en zal de klacht op de onderstaande manier afgehandeld worden.

Indienen van klachten

De klachtenverantwoordelijke bij OSV Piranha is de voorzitter.
Klachten worden bij schriftelijk ingediend via de email: voorzitter@osv-piranha.nl.
Bij het indienen van de klacht dienen de NAW-gegevens, de datum van indiening en een omschrijving van de klacht vermelden.
De klachtenverantwoordelijke bevestigt de klager schriftelijk dat de klacht in behandeling is genomen en dat hij binnen een week na indiening van de klacht schriftelijk een reactie ontvangt. (Blijkt deze termijn niet haalbaar, dan wordt de klager hierover tijdig (in elk geval ruim voor het verstrijken van deze periode) schriftelijk bericht met vermelding van de reden van de vertraging en de termijn waarbinnen wel zal worden gereageerd.)

Afhandeling van klachten

De klachtenverantwoordelijke:

1. Bekijkt de klacht en verzamelt eventuele relevante informatie.
2. Wint eventueel nadere informatie in bij de klager.
3. Bespreekt de klacht met een of meerdere bestuursleden (van het dagelijks bestuur).
4. Neemt een standpunt in.
5. Informeert de klager schriftelijk en gemotiveerd over dit standpunt.
6. Legt het standpunt vast in het klachtendossier.
7. Onderneemt actie, indien nodig, naar aanleiding van het gekozen standpunt.
   Wanneer de klacht niet naar uw tevredenheid opgelost kan worden, kan de klacht ingediend worden bij de Nederlandse Onderwatersport Bond (NOB) via klachtenprocedure: https://onderwatersport.org/de-nob/klachtenprocedure/ Een vertrouwens,-contactpersoon van de NOB (dit is een hiervoor geïnstrueerde medewerker van het bondsbureau), zal in eerste instantie als vraagbaak dienen. De vertrouwenscontactpersoon leidt de klacht door naar de juiste plek.

Het klachtendossier

Hierin liggen alle gegevens van een klacht vast:
• De NAW-gegevens van degene die een klacht heeft.
• De datum waarop de klacht is ingediend.
• Een omschrijving van de klacht.
• De datum van binnenkomst en de wijze van afhandeling van de klacht.
• De eventueel gevoerde correspondentie met betrekking tot de klacht.
• De status van de klacht (in behandeling/afgehandeld).

Klachtenbeheer

Het klachtdossier wordt gedurende een periode van 5 jaar bewaard nadat de klacht is afgehandeld.
De klacht(en) word(t)(en) centraal geregistreerd om ervoor te zorgen dat vergelijkbare klachten, vergelijkbare oplossingen krijgen. Deze registratie wordt gebruikt om zo nodig preventieve maatregelen te nemen.
De klachtenverantwoordelijke stelt aan alle bestuursleden een beschrijving ter beschikking van de te volgen procedure voor de afhandeling van die klachten. Deze wordt als agendapunt besproken op de eerstvolgende bestuursvergadering.